Cómo organizar una boda

Cómo organizar una boda es una cuestión que se hacen muchos novios recién comprometidos, y no es para menos. Una boda implica a mucha gente, significa tener una idea clara de vuestra boda perfecta y llevarla a cabo sin olvidarse de ningún detalle, teniendo en cuenta que hay un trabajo de producción en cuanto a los servicios que hay que contratar. Implica creatividad, organización y capacidad resolutiva. ¿Por donde empezar a organizar una boda?

Es por ello, y mucho más, que preparar una boda es un trabajo en sí mismo, no sólo lleno de detalles y las tareas más diversas, sino que también es un trabajo que se extiende en el tiempo. La organización de una boda empieza en el momento en que los novios se piden la mano y se entregan los anillos de compromiso. Ahí se empieza a gestar la idea que cada uno tiene sobre el gran día y, a partir de estas primeras imaginaciones, se irán desgranando todos los aspectos a tener en cuenta para que todo salga acorde con lo que quieren los novios.

Puede pasar mucho tiempo, incluso más de un año, desde el primer momento hasta el día de la boda, pero la organización del evento no tiene que parar en todo este tiempo. Este es un aspecto que puede difuminar las necesidades y dificultar todavía más la organización. Pero recordad: aunque todavía falten meses hasta el gran día y, aparentemente, no haya ningún tipo de prisa, el tiempo corre a ritmos de vértigo y no se puede hacer todo en el último momento. Es por ello que hay que hacer un planning y seguirlo estrictamente. Por supuesto, y como decimos siempre, sin olvidarse de disfrutar del proceso.

En este artículo te explicamos cómo organizar los preparativos de tu boda y te mostramos en un calendario las tareas que habrá que hacer en relación a cuándo es el mejor momento para encargarse de cada una de ellas. ¡Qué empiece la cuenta atrás!

Organizar la lista que se necesita para una boda puede parecer infinita en un primer momento. Pero que no cunda el pánico: poco a poco y con esfuerzo organizativo, se pueden ir desgranando las tareas concretas que hay por hacer y hacerse así una idea real de todo lo que conlleva organizar la boda de vuestros sueños.

A continuación te hacemos una lista de todas las cosas que tendrás que abordar en algún momento de la organización de tu boda. Es muy importante que cada uno de los elementos sea tratado con el máximo cariño, ya que de eso dependerá que el gran día salga cómo siempre habéis imaginado. Apunta:

• Organiza tu boda: define tu estilo. Hay algunas primeras decisiones que se deben tomar y que son muy importantes, pues en base a ellas se estructurará el tipo de boda que tendréis. No es lo mismo pensar en una boda religiosa o por lo civil. Tampoco es lo mismo una boda íntima con 50 asistentes que una boda a lo grande con 500 invitados. También cambiarán muchas cosas si decidís hacer una boda urbana, rural, en la playa… Hay que pensar si queréis plantearlo como una cena, una comida o una fiesta. Estas son algunas de las primeras decisiones que hay que tomar y que marcarán el camino a seguir en los próximos pasos.

• Definir un presupuesto. Este es un momento importante, pues según el dinero que estén dispuestos a gastar los novios, se podrán llegar a ciertas cosas y a otras no. En este paso, que te contaremos más detalladamente un poco más abajo de este mismo artículo, es importante que cada uno de los novios exponga cuáles son sus ilusiones y, en base a ello, ambos podrán ver dónde hay que invertir más dinero y dónde menos. También es un momento para buscar aliados que quieran participar en la inversión que supone una boda: normalmente los padres de los novios aportan una cantidad de dinero para ayudar con los preparativos de boda. Este también es el momento de empezar a pensar en la lista de invitados, que marcará notablemente el presupuesto de la boda: una vez más, no es lo mismo ofrecer un banquete a 500 comensales que a 50 y el precio de absolutamente todo variará según el número de invitados.

• Hacer un moodboard de tu boda. Igual que en la producción de una película o una sesión de fotos, hacer un moodboard de cómo te imaginas tu boda puede ser una herramienta muy útil a la hora de tomar otras decisiones más pequeñas y concretas. Se trata de exponer toda la idea de decoración y temática de la boda, desde los conceptos generales hasta los detalles más pequeños, para tener una idea clara y constante de cuál es la dirección a seguir. Las opciones son realmente infinitas, así que cuanto antes tengas claro lo que quieres y lo que no, más fácil será ponerte manos a la obra con la organización. Es uno de los momentos que requieren de más creatividad, pero también es un momento muy agradecido, ya que empiezas a dar forma material a algo que siempre habías soñado y, poco a poco, iréis viendo cómo se vuelve realidad.

• Elegir el día de la boda. Una vez establecido el tipo de boda y el presupuesto que se va a invertir en ella, empieza a ser hora de ir fijando una fecha en el calendario. Este es un momento crucial ya que toda la maquinaria organizativa se pondrá en marcha con la mirada fija en ese día señalado. Pero no se trata de simplemente elegir un día al azar, sino que esta decisión implica otros aspectos que, probablemente, estén fuera de tu control de decisión. Antes que nada, pensad si os gustaría más casaros en verano, invierno, primavera u otoño. La época del año será el primer elemento estético que marque el estilo de vuestra boda, así que es importante decidirlo a conciencia. En segundo lugar, pensad que los restaurantes, iglesias, juzgados, hoteles y sitios de banquetes tienen sus propios calendarios y hay que reservar sitio. Muchas veces la fecha de vuestra boda la determinará la disponibilidad de estos servicios y, si además tienes ya en mente algún sitio de banquetes o una iglesia en concreto, todavía se puede restringir más la toma de decisión. Es por ello que lo mejor es hacerlo con la máxima antelación posible y, por otro lado, asegurarse de que será una época tranquila climáticamente, es decir, asegurarte que allí donde quieres casarte no hay probabilidades de temporales o fuertes lluvias justo en la época del año para la que preparas la boda.

• Elegir el lugar del cátering. Cuando sepas en qué época del año quieres organizar tu boda, el siguiente paso será elegir un sitio para la celebración posterior a la ceremonia y, por supuesto, contratar un servicio de cátering o restaurante. Es obvio que la comida es un tema muy importante en una boda y en cualquier celebración, así que es crucial pensar bien qué tipo de comida o cena encaja más con vuestro planteamiento de boda. Por ejemplo, un formato muy típico es el de tener varias mesas montadas, que variará según la cantidad de invitados, en las que todo el mundo tenga ya un sitio asignado y cerrar un menú para que todo el mundo coma más o menos lo mismo. Es importante tener en cuenta a todo tipo de personas, por lo que siempre queda como un gran detalle a apreciar si, por ejemplo, la pareja de novios reserva una opción vegetariana o un menú infantil. Otro tipo de planteamiento es que sea un cátering del tipo pica-pica. No te imagines una mesa con patatas fritas y berberechos, los cáterings pica-pica pueden ser de lo más creativo que podrías imaginar. Hay muchas empresas que se dedican a ello, y los resultados son asombrosos ya que se pueden pensar decenas de tapas de lo más sorprendentes. En este formato, los invitados no tienen ningún sitio asignado, sino que son libres de moverse por el espacio como les plazca, lo cual genera una situación más informal. Por encima de todo - el tema de la comida lo podéis acabar de decidir un poco más adelante -, lo que importa en este momento es elegir bien el sitio de la celebración. Esta ubicación marcará otros temas que quizá ahora no imaginas, pero que a la hora de la verdad verás que tienen un peso fundamental. Condicionará en temas de decoración, capacidad para X invitados, la lejanía o cercanía de la iglesia o juzgados, si se puede llegar fácilmente o es un sitio escondido…

• Wedding planner? Es en este primer momento en el que la pareja debe decidir si quiere contratar a alguien que se encargue exclusivamente de la organización de la boda desde un punto de vista profesional. Tened en cuenta vuestros trabajos y demás obligaciones y haced una previsión de cuanto tiempo real podréis dedicar a organizar la boda. Si veis que ninguno de los dos tendrá el tiempo ni las habilidades para hacerlo, entonces quizás es una buena idea contratar a un organizador de bodas. Otra opción, para sustituir esta contratación de un profesional, que por otro lado puede aumentar el presupuesto total de forma considerable, es que la novia elija ya las damas de honor y ponerse manos a la obra con ellas para organizarlo todo. En otro artículo, te explicamos las distintas funciones que pueden llegar a tener las damas de boda. Te sorprendería la cantidad de trabajo que podéis sacar tú y tus amigas trabajando en equipo.

• Hacer y enviar las invitaciones. Una vez tengáis una lista de invitados cerrada, será la hora de hacerles llegar la citación oficial. Hay muchas opciones a la hora de escoger invitaciones y no sólo se puede hacer mediante la tradicional carta postal. Con la tecnología tan al alcance de la mano, sólo la imaginación es el límite a la hora de pensar en temas como este. Hay gente que hace un vídeo y lo envía por e-mail a los invitados, otros apuestan por el modo tradicional, también se pueden mandar invitaciones electrónicas, crear una página web, etc. Hagas como lo hagas, lo importante es que todo el mundo reciba la invitación y que, poco a poco, vayáis recibiendo respuestas de vuestros seres queridos.

• Contratar un equipo de vídeo y foto. Ninguna novio ni ningún novio querrán pasar el día de su boda haciendo fotos con el móvil, ni qué ningún familiar se pierda la vivencia por tener que registrarlo todo. Sin embargo, tanto novios como invitados van a querer tener un recuerdo de ese día mágico y poder revivirlo con imágenes siempre que lo deseen. Es por ello que contar con un equipo que haga vídeos y fotos es algo que puede parecer un lujo pero acaba siendo muy agradecido. Dependiendo del presupuesto, podrás contratar equipos más o menos complejos, pero pensad que lo importante es que todo quede registrado de una forma bella, a la vez que todo el mundo pueda centrarse en vivir la experiencia sin pantallas en medio.

• Otros servicios. Hay muchísimos otros servicios que se tienen que elegir y contratar, por ejemplo, flores, decoración, pastelería, DJ o grupos musicales, iluminación, extras… Todo cuanto quepa en el presupuesto general es posible, así que hay que ir pensando en estos detalles, que son los que marcan la diferencia. No es necesario contratarlo todo en el primer momento, pero es bueno ir haciendo un brainstorming e ir imaginando todos esos detalles.

Una vez hayamos discernido qué tipos de tareas tendremos que atacar, es crucial establecer todo en un calendario, para saber cuándo es el momento justo para encargarse de cada una de las cosas. Esto nos ayudará a, por un lado, tener un esquema mental del tiempo que queda en relación a las cosas que quedan por hacer y, por otro, podremos dividir las tareas en distintas personas, dependiendo de sus disponibilidades.

A continuación, te exponemos todas las tareas que tendrán que hacerse, organizadas según el criterio del calendario.

Es obvio que algunas cosas son más determinantes y urgentes que otras que sólo son detalles. Es por ello que hemos pensado este calendario, donde cada cosa está comprimida en un espacio de tiempo seguro para que no queda la posibilidad de urgencias de última hora.

Como dicen, "cada cosa a su tiempo" y "sin prisa pero sin pausa". Empecemos.

Casi todas las bodas se empiezan a preparar con más o menos un año de antelación. Puede parecer mucho tiempo, incluso exagerado, pero en cuanto empiezas a ver todo lo que hay por hacer te das cuenta de que es un lapso de tiempo más que razonable. Como ya hemos dicho, hay muchas cosas por pensar, definir y contratar, así que la mejor manera de poder hacerlo todo bien hecho es con tiempo.

Un año antes del día de la boda hay que decidir los aspectos más básicos, que son los fundamentos de la boda y a partir de donde vamos a trabajar todo lo demás. Una cosa importante a decidir en este momento es si vamos a hacer una ceremonia religiosa o si, de lo contrario, haremos una boda por lo civil en los juzgados. En el caso de que nos decantemos por una boda religiosa será necesario contactar con la iglesia deseada y hablar con el párroco para poder fijar una fecha en el calendario. Si, de lo contrario, nos decidimos por una boda civil, también habrá que hacer gestiones burocráticas, cómo acudir a los juzgados que correspondan a vuestra localidad para empezar todos los trámites legales.

Otra cosa a decidir en este momento es la cantidad de invitados. Como hemos dicho un poco más arriba, esto siempre depende del presupuesto con que se cuente, pero los novios también deben decidir si prefieren una boda a lo grande o una más íntima, con la familia y amigos más próximos. También conviene empezar a pensar en el tipo de banquete: ¿nos encaja más un cóctel de pie, un buffet o un banquete sentado? Una vez se haya definido esto, ya es momento de empezar a elegir un sitio para la celebración de la boda.

Todo esto previamente expuesto determinará el estilo de la boda. No es lo mismo preparar una boda en la ciudad que en el campo, en la playa o en cualquier otro sitio. El espacio, conjuntamente con la cantidad de invitados, determinará la estética de la boda y eso es algo que ambos novios deben decidir a conciencia, pues todos los detalles y servicios irán en relación a ello. No puede ser un cabo suelto que se ate por sí solo, si no que tiene que estar pensado para que todo el mundo tenga la mejor experiencia y que se parezca lo máximo posible a la idea que tienen los novios para su gran día. ¿Cómo organizar la boda perfecta?

Para todo ello, es muy importante tener claro el presupuesto que se va a invertir en la boda. Para ello, recomendamos hacer un extenso y detallado listado de servicios y determinar un techo de gastos en cada uno de ellos. De este modo, los novios verán a qué cosas les dan más importancia y en qué otras se puede ahorrar un poco de dinero. Por ejemplo, si tenéis muchos invitados es probable que no puedas gastar tanto dinero en detalles y sorpresas, mientras que si tienes menos invitados podrás contratar servicios más específicos y lujosos.

Otras cosas a tener ya en cuenta en este momento es empezar a elaborar una lista de regalos de boda. Pensad que los invitados estarán pensando en qué regalaros desde el momento en que reciban la invitación, así que es buena idea tener esto preparado para que todos puedan empezar a repartirse la lista. También podéis empezar a pensar en las personas que os harán de testigos, padrinos de bodas y damas de honor.

Ya queda menos de un año y, aunque nueve meses pueda parecer mucho tiempo, la realidad es que el tiempo siempre nos va a la contra y, si no estamos atentos, no os daréis cuenta que ya estaremos en el mes de la boda. Así que no conviene aflojar el ritmo y debemos seguir con los siguientes pasos para la organización del gran día.

En esta etapa se van a decidir lo que son los "detalles" de la ceremonia y el banquete. Aunque les llamemos detalles, no debemos subestimarlos. Son de vital importancia y son lo que marcará la diferencia y lo que le dará a la boda un toque personalizado.

En primer lugar, hay que elegir la decoración y las flores tanto del sitio de la ceremonia como del banquete. Pensad en qué flores son propias de la temporada en que os vayáis a casar, así encontraréis flores más fácilmente y más baratas. También hay que decorar e iluminar bien los espacios: además de los ya comentados, hay que pensar también en el lugar de aperitivos, un photocall, baños, etc. Hay muchas formas de decorar un espacio hasta el más mínimo detalle y aquí, una vez más, sólo la imaginación (¡y el presupuesto!) es la que pone los límites.

Es también en este momento cuando la novia debe elegir a sus damas de honor. Nueve meses de antelación son suficientes para que tus amigas y familiares seleccionadas se hagan una idea de la tarea que se les presenta y para que cojan las tablas para llevar a cabo lo que se les adjudique.

Es un buen momento para contratar el equipo de vídeo y foto que te hemos comentado más arriba de este artículo, así como el DJ o grupo musical que va a animar la fiesta posterior. También podéis seleccionar las canciones que sonarán en momentos clave, como cuándo los novios ya se han casado, cuando llegan al sitio del banquete o el primer baile.

Si, hasta ahora, todo lo que debíamos hacer era más reflexivo y de planteamiento personal ahora, que estamos a medio año del gran día, es necesario ya pasar a la acción. Todo lo que hemos pensado y determinado tiene que pasar al plano físico. En otras palabras, hay que empezar a contratar los servicios, gastar dinero, y hacer gestiones legales, además de otros detalles para el día de la boda.

En primer lugar es conveniente empezar ya con los procesos legales. Hay que pedir el expediente matrimonial ya sea al juez, al alcalde o al funcionario oportuno en el caso de una boda civil, o, en el caso de una boda religiosa, los novios tienen que pedir la certificación matrimonial eclesiástica.

En cuanto a los novios, es un buen momento para que, sobre todo la novia, empiecen a mirar y probar vestidos para el gran día, tanto para la ceremonia oficial como para el banquete posterior. Tened en cuenta la época del año en que se celebrará la boda y si tenéis cambios de peso previstos para los próximos meses.

En esta etapa, los novios pueden ya empezar a pensar en su luna de miel. Hay agencias que venden packs de lunas de miel ya hechos, pero si los novios quieren algo más personalizado, quizá tendrán que buscar ellos mismos la destinación, vuelos, hoteles, actividades… Todos sabemos que organizar un viaje es mucho trabajo, así que, si los novios se quieren ir después de la boda, es recomendable empezar a pensarlo antes de que se acumulen los detalles más laboriosos y los nervios.

Todavía quedan unos meses para el día de la boda. Si hemos seguido el calendario y resuelto cada asunto en el momento adecuado, en esta etapa tendremos la sensación de que casi todo está hecho y podremos relajarnos y acabar de disfrutar de la preparación de los detalles.

Algo que a muchos novios les hace ilusión elegir y contratar es el transporte con el que van a llegar al lugar de la ceremonia y con el que, de allí, se transportarán al sitio del banquete. Desde deportivos a coches de caballos, todas las opciones son posibles, siempre y cuando respeten el gusto y estética de los novios y entren dentro del presupuesto. También habrá que pensar si se necesita un autobús para llevar a los invitados de un sitio a otro o si hay que reservar habitaciones en un hotel para los que vienen de lejos.

Cuando quedan 4 meses para la boda, llega uno de los grandes momentos de la novia. Si en la etapa anterior escogió el vestido, ahora le toca elegir los complementos: zapatos, tocado/velo, joyas, el ramo de novia, peluquería y maquillaje.

Parece mentira pero tres meses pasan en un abrir y cerrar de ojos. Atención en esta etapa, porque bajar la guardia sería un error que tendría consecuencias directas en el resultado final de todo.

Algo crucial a hacer en este momento es la compra de las alianzas. Una boda sin anillos no es una boda, así que cada uno de los novios deberá encontrar el anillo para ponerle a su pareja en el altar. Otra cosa que hay que pensar, esta vez con la ayuda de damas de honor y caballeros del novio, son las despedidas de solteros. Cuanto más nos acerquemos a la boda, más pendientes estaremos de la ceremonia y más de lado dejaremos temas que no forman parte del gran día, como la despedida de solteros. Pero si lo dejamos de lado más adelante y no lo hemos pensado con antelación, nos quedaremos sin despedida. Es por eso, y porque habrá que cuadrar las agendas de todos los amigos y amigas, que este es un buen momento para ir pensando en qué haréis para despedir vuestra vida de solteros.

Si, en la etapa anterior, la novia pensó en qué tipo de peinado y maquillaje quiere para su look del gran día, en esta ya puede empezar a hacer pruebas y ensayos. Del mismo modo, una vez elegido el cátering, los novios pueden ir al restaurante en cuestión para hacer pruebas de distintos menús y elegir finalmente el que más les convenza.

La sensación es ya que la boda está a la vuelta de la esquina. Si hacemos un repaso sobre la lista de cosas que teníamos que organizar y contratar, veremos que ya está casi todo cerrado y listo. Es el momento entonces de asegurarse de que todo irá según lo planeado. Para ello, no está de más hacer una ronda de llamadas a todos los servicios contratados para que no haya ningún error de último momento.

Es también un buen momento para que tanto los novios como algunos invitados vayan pensando en sus discursos. Parece que es algo que podrías escribir media hora antes, pero el cerebro y sus ideas son caprichosos, así que es mejor tomárselo con tiempo para no caer en tópicos ni dejarse nada por decir.

Ya se puede decir que la boda está a la vuelta de la esquina. Es momento para que los novios, que ya han hecho todo lo que tenían que hacer, se relajen y se dediquen homenajes. Las novias pueden hacerse tratamientos de belleza que, además, contribuirán a mejorar el aspecto para el día de la boda.

También es costumbre, y muy útil aunque parezca que no, hacer un ensayo de toda la ceremonia. Hacer un recorrido de cómo irá en todo momento, en qué etapas se divide y qué debe pasar en cada una de ellas. Eso dará mucha seguridad a los novios ya que, si no supieran qué es lo que toca ahora o lo que tienen que hacer, sería un motivo de peso para que aumentaran los nervios y provocar que algo pudiera ir mal. Se hace simplemente para generar confianza y evitar daños que vienen de la inexperiencia. Obviamente, este ensayo se hace en el lugar donde se hará la ceremonia oficial y con exactamente las mismas condiciones y timings.

Ahora sí que ya está todo listo y no queda prácticamente nada por hacer. Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y no hemos dejado espacio al error. Sólo queda que los novios recojan sus trajes, preparen las maletas de su luna de miel y esperen tranquilos el gran día. Recordad que, pese a tanta preparación, puede ser que algo salga "mal". Pero no lo interpretéis como un error, sino como la realidad de la vida: por mucho que preparéis, siempre habrá algo que escape de vuestro control. De lo que no os tenéis que olvidar es de pasarlo en grande pase lo que pase.